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Ab 2025 sind im Business-to-Business-Bereich elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) verpflichtend.
Sind Sie bereit?
Es ist wichtig, sich an die neuen Begriffsdefinitionen zu gewöhnen: Ab dem 1. Januar 2025 wird lediglich zwischen elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) und sonstigen Rechnungen unterschieden.
Ebenfalls ändert sich die Priorität der Papierrechnung; diese wird nun von der E-Rechnung abgelöst. Daher sind alle Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 verpflichtet, mindestens den Empfang, die Verarbeitung und die revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen zu gewährleisten.
Die Europäische Kommission plant ein neues elektronisches Meldesystem für die Umsatzsteuer, das auf den Daten der E-Rechnung basieren soll. Zuerst wurde die E-Rechnung eingeführt, und als nächstes sollen das nationale und das EU-weite Meldesystem entwickelt werden. Die EU hat vorgesehen, dass das Meldesystem bis 2028 umgesetzt wird, aber es wird derzeit über eine Verschiebung diskutiert. Aktuell ist geplant, dass das deutsche Meldesystem erst nach der Einführung der europäischen Lösung startet.
Die Pflicht, eine E-Rechnung auszustellen, gilt nur für Leistungen zwischen Unternehmen (B2B). Dabei spielt es keine Rolle, ob das Unternehmen haupt- oder nebenberuflich betrieben wird. Leistender Unternehmer und Leistungsempfänger müssen im Inland ansässig sein.
Spätestens ab 2028 sind auch Kleinunternehmer (Vorjahresumsatz < 800.000 Euro) verpflichtet, E-Rechnungen im B2B-Bereich auszustellen.
Wichtig: Umsätze an private Endverbraucher (B2C) und nichtdeutsche B2B-Umsätze sind derzeit von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Der Empfang der E-Rechnung benötigt keine explizite Zustimmung des Rechnungs-Empfängers mehr.
Die grundlegende Pflicht zur Ausstellung elektronischer Rechnungen tritt ebenfalls am 1. Januar 2025 in Kraft.
Diese Verpflichtung gilt für alle B2B-Geschäfte.
Da jedoch mit einem erheblichen Umsetzungsaufwand für die Unternehmen zu rechnen ist, hat der Gesetzgeber Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 für Rechnungsaussteller geschaffen:
| 2025 | 2026 | 2027 | 2028 | |
| Sonstige Rechnungen (diese weiterhin mit Zustimmung des Empfängers) | ✔ | ✔ | ✘ | ✘ |
| Kleinunternehmer (Vorjahresumsatz < 800.000 €): Sonstige Rechnungen (diese weiterhin mit Zustimmung des Empfängers) | ✔ | ✔ | ✔ | ✘ |
| Mit Zustimmung des Empfängers im EDI-Format | ✔ | ✔ | ✔ | ✘ |
| Konform zu EN 16931: E-Rechnung | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
Wichtig: Umsätze an private Endverbraucher (B2C) sowie nicht innerdeutsche B2B-Umsätze fallen derzeit nicht unter die Pflicht zur E-Rechnung.
Auch Kleinbetragsrechnungen bis zu 250 Euro können weiterhin als "sonstige Rechnungen" übermittelt werden, zum Beispiel in Papierform.
Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten digitalen Format erstellt, versendet und empfangen wird. Dadurch ist eine elektronische Verarbeitung möglich. Dieses Format muss den europäischen Standards für die elektronische Rechnungsstellung (CEN-Norm EN 16931) entsprechen.
Eine Rechnung im PDF-Format und andere Formate wie „.tif“, „.jpeg“ oder „.docx“ können zwar die Rechnung digital anzeigen, erfüllen aber nicht die Anforderungen für die Weiterverarbeitung.
Die entsprechenden umsatzsteuerrechtlichen Vorschriften wurden im März 2024 im Rahmen des Wachstumschancengesetzes festgelegt.
Formate wie XRechnung und das hybride ZUGFeRD-Format erfüllen die Anforderungen.
Bei der XRechnung handelt es sich um einen strukturierten XML-Datensatz, welcher maschinell ausgelesen werden kann.
Das Format ZUGFeRD wiederum ist eine PDF-Datei, in welche eine XML-Datei eingebettet ist.
Grundsätzlich wird XREchnung für öffentliche Auftraggeber (B2G) verwendet, ZUGFeRD für gewerbetreibende Rechnungsempfänger (B2B).
Ab 2025 gelten nicht nur Papierrechnungen sondern auch Rechnungen in anderen elektronischen Formaten (zum Beispiel per Mail versandte PDFs) nicht als elektronische Rechnung.
Der Empfang der E-Rechnung ist von allen Unternehmen einzurichten!
Inländische Unternehmen müssen ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen gemäß den neuen Vorgaben zu empfangen und zu verarbeiten.
Im Gegensatz zur bisherigen Regelung ist die Ausstellung der „neuen“ E-Rechnung nicht mehr von der Zustimmung des Rechnungsempfängers abhängig.
Sie haben ausschliesslich Privatkunden oder sind Kleinunternehmer, der keine Umsatzsteuer auf Rechnungen ausweist?
Dennoch sollten Sie dringend überprüfen, ob für Sie zum Jahreswechsel 2024/2025 der Empfang von E-Rechnungen möglich ist, da Ihre Lieferanten ab diesem Zeitpunkt möglicherweise E-Rechnungen versenden.
Die Änderungen bezüglich der Aufbewahrungsfristen durch die „neue“ E-Rechnung sind gering. Nach der aktuellen Rechtslage bleibt die Aufbewahrungsfrist weiterhin bei 10 Jahren. Die bestehenden Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) sind nach wie vor zu beachten. Es ist wichtig, dass die E-Rechnung im ursprünglichen, strukturierten elektronischen Datenformat aufbewahrt wird und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit beim Speichern eingehalten werden.
Wichtig: Wenn sich Rechnungsaussteller und -empfänger darauf einigen, neben der E-Rechnung im strukturierten Datenformat auch ein inhaltsgleiches digitales Dokument in einem für Menschen lesbaren Format (wie zum Beispiel PDF) zu übermitteln, bleibt die Pflicht zur Archivierung des Ursprungsformats der strukturierten E-Rechnung dennoch bestehen.
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